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AGENT ADMINISTRATIF CI

Abidjan, Côte d'Ivoire

CDD (Sur Place)

January 23, 2023

Français & Anglais

Overview

Description

L’agent Administratif a la charge sous la supervision de la coordinatrice des ressources humaines, de la gestion de l’accueil et la réception des visiteurs et staffs du bureau pays. Il/elle appuie la coordinatrice des ressources humaines dans la gestion et le bon fonctionnement administratif du bureau. Il/Elle veille à la bonne gestion des hébergements du personnel pendant les missions, la bonne tenue des guest houses. Il/Elle apportera un appui à l’ensemble des équipes dans l’organisation des rencontres, séminaires internes de l’organisation. L’agent administratif tient un rôle essentiel dans le classement et l’archivage de la documentation du bureau.

Responsibilities

L’agent administratif aura la responsabilité  de:

  • Gérer le standard téléphonique et d’accueillir des visiteurs 

  • Réceptionner, numéroter et dispatcher aux services/départements appropriés des courriers, factures.

  • Etablir les expressions de besoin pour le compte des services et/ou départements pour l’approvisionnement des fournitures/équipements de bureau, stock de pause café, 

  • Envoyer les lettres d’invitation et du welcome pack.

  • Faire le suivi de l’accueil et l’appui aux staff expatriés ainsi que des staffs nationaux dans les guesthouses.

  • Faire le suivi et la mise à jour des informations du personnel expatrié (renouvellement visa, carte spéciale, next of kin, etc) 

  • Rédiger les courriers administratifs (résiliation de contrat administratif, réclamation auprès de fournisseur administratif, etc…)

  • S’assurer que les salles, pour les réunions sont bien tenues et disposent du matériel adéquat pour le bon déroulement des évènements, ateliers/séminaires 

  • S’assurer de la fluidité de transmission des informations administratives. 

  • S’assurer de l’intégration et du retrait des staffs dans la flotte Orange. 

  • Apporter un appui dans le suivi des factures, classement de dossiers et autres

  • Effectuer toutes autres tâches liées à l’administration, telles que demandées par son Superviseur

Required Skills and Experiences

Qualifications

  • Être détenteur d’un diplôme supérieur (BAC +2), en secrétariat bilingue, bureautique, en gestion de l’administration ou équivalent.

  • 2 ans d’expériences au moins dans l’accomplissement des tâches administratives

  • La maîtrise de l’anglais sera un atout.


Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

  • Connaissance générale classement

  • Connaissance en gestion administrative

  • Bonne capacité rédactionnelle

  • Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Power Point

  • Bonne capacité organisationnelle

  • Capacité à prioriser les tâches dans son propre domaine

  • Discrétion et rigueur.


Compétences

  • Fournir des résultats appropriés et à temps à l’aide des ressources disponible

  • Assumer la responsabilité de son travail et son impact sur les autres

  • Planifier, établir des priorités et effectue des tâches convenables sans besoin de supervision directe

  • Comprendre le lien entre son travail et les objectifs de l’organisation

  • Démontrer une prise de conscience de ses forces et faiblesse et prend activement des responsabilités pour son développement

  • Suggérer des améliorations créatives et meilleures façons travailler

  • Chercher et appliquer de bonnes idées des autres pour surmonter les défis

  • Faire usage des leçons apprises afin d’améliorer les futures méthodes de travail

  • Maintenir un comportement éthique et professionnel en toutes circonstance

  • Supporter positivement les membres de l’équipe et fait confiance à leurs capacités

  • Démontrer une bonne compréhension de ses compétences et comment elles complètent celles des autres au sein des groupes et des équipes diverses

  • Respecter les délais ;

Preferred skills

N/A

Application

Pour postuler, envoyez votre CV et une lettre de motivation à l’adresse recrutement@musohealth.org en spécifiant en objet : « Agent Administratif CI »


Date limite de candidature : au plus tard le Vendredi 10 février  2023 avant minuit. Seules les candidatures qui répondent aux profils recherchés seront contactées pour la suite du processus de recrutement.


NB : Le genre masculin n’est utilisé que pour simplifier la compréhension. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Benefits

Rémunération et assurance maladie attrayantes. Ce poste recevra des vacances conformément à la réglementation du pays concerné. Ce rôle recevra également un soutien pour les possibilités de perfectionnement professionnel.


Muso est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous croyons en la création d’une communauté diversifiée et encourageons fortement les candidates, ainsi que les candidats ayant une expérience vécue dans des communautés sous-représentées à postuler.


Ce nouveau poste est une occasion incroyable pour quelqu’un de mettre ses compétences techniques au service d’un rôle de gestion et de leadership stratégique qui crée un impact important pour les patients à grande échelle.

  • Location : Côte d'Ivoire 

  • Département : Ressources Humaines

  • Supervisé par : Coordinatrice RH

  • Langue : Français et Anglais

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